Knight Frank LLP et le groupe Knight Frank (ci-après « Knight Frank », « nous », « notre ») collectent et traitent des données personnelles vous concernant dans le cadre de leur processus de recrutement. Nous nous engageons à être transparents sur la manière dont nous recueillons et utilisons ces données, et à respecter nos obligations en matière de protection des données.
Nous agissons en tant que responsable de traitement. Cela signifie que nous sommes responsables de la manière dont nous détenons et utilisons vos informations personnelles. Vous recevez cette notice car vous postulez chez nous (que ce soit en tant qu’employé·e, prestataire ou contractuel·le). Elle vous informe de la façon et des motifs pour lesquels vos données seront utilisées, ainsi que de la durée habituelle de conservation.
Lorsque nous collaborons avec des agences de recrutement ou des plateformes de recrutement en ligne, ces prestataires peuvent traiter vos données en tant que sous-traitants, selon nos directives. Si vous postulez via une telle plateforme ou via notre site web, cette notice s’appliquera en complément de toute politique de confidentialité de groupe.
Si vous postulez directement à une offre d’emploi via notre site internet, les dispositions du présent avis de confidentialité s’appliqueront au traitement de vos données personnelles, en plus de notre Déclaration de Confidentialité du Groupe, qui vous a été fournie séparément ou est disponible sur notre site web.
Données collectées
Dans le cadre de votre candidature à un poste au sein de notre entreprise, nous collecterons, stockerons et utiliserons les catégories suivantes de données personnelles vous concernant :
- Les informations que vous nous avez fournies dans votre CV et votre lettre de motivation
- Les informations que vous avez fournies via notre portail de recrutement en ligne, notamment : votre nom, titre, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail personnelle, date de naissance, diplômes, expérience, informations relatives à votre parcours professionnel et compétences que vous nous avez communiquées
- Toute information que vous nous fournissez au cours d’un entretien ou via une vidéo si vous passez votre entretien à l’aide de la fonctionnalité d’entretien vidéo, y compris les résultats de tout test en présentiel, à distance ou en ligne (effectué via le navigateur) que nous pourrions vous demander de passer dans le cadre du poste
- Un historique de votre progression tout au long du processus de recrutement que nous pourrions mener
- Les détails de vos visites sur le site internet de l’agence de recrutement ou de la plateforme de recrutement en ligne, y compris, sans s’y limiter : les données de trafic, données de localisation, journaux web, autres données de communication, le site qui vous a dirigé vers l’agence ou la plateforme de recrutement, ainsi que les ressources que vous avez consultées
- Des informations sur votre niveau actuel de rémunération, y compris vos droits à des avantages
- Des informations sur votre droit de travailler en France ou au Royaume-Uni
- Des informations collectées dans le cadre du suivi de l’égalité des chances : votre genre, votre âge ou votre handicap
Nous pouvons également collecter, stocker et utiliser des informations concernant des condamnations pénales et des infractions.
Nous pouvons aussi collecter des données personnelles vous concernant auprès de tiers, comme des références fournies par d’anciens employeurs. Nous ne solliciterons ces informations auprès de tiers qu’une fois qu’une offre d’emploi vous aura été faite.
Les données seront stockées à différents endroits, notamment dans votre dossier de candidature, dans nos systèmes de gestion des ressources humaines et dans notre système de messagerie électronique.
Finalités du traitement & bases légales
Knight Frank collecte et traite vos données pour plusieurs raisons, et uniquement lorsque nous disposons d’une base légale pour le faire, comme indiqué ci-dessous.
Knight Frank a un intérêt légitime à traiter des données personnelles dans le cadre du processus de recrutement et à conserver des traces de ce processus. Le traitement des données des candidats nous permet de gérer le recrutement, d’évaluer et de confirmer l’aptitude d’un candidat à un poste, et de décider à qui proposer un emploi. Nous pouvons également avoir besoin de traiter les données des candidats pour répondre à des réclamations juridiques ou nous défendre contre celles-ci.
Dans certains cas, nous devons traiter des données afin de nous assurer que nous respectons nos obligations légales. Par exemple, nous sommes tenus de vérifier qu’un candidat retenu est autorisé à travailler en France et éventuellement au Royaume-Uni avant le début de son contrat de travail si la mision le prévoit.
Knight Frank peut également traiter des informations concernant une éventuelle situation de handicap des candidats, afin de pouvoir mettre en place les aménagements raisonnables nécessaires pour les personnes concernées. Lorsque nous traitons d’autres catégories particulières de données (comme les informations relatives au genre, à l’âge, au handicap), cela est effectué à des fins de promotion de l’égalité des chances. Le traitement de ces types de données est réalisé dans le but de permettre à vous ou à nous de respecter nos obligations légales ou d’exercer nos droits en matière de droit du travail, ou (le cas échéant uniquement) afin de constater, exercer ou défendre des droits en justice.
Vos informations personnelles particulièrement sensibles
Nous utiliserons vos informations personnelles particulièrement sensibles de la manière suivante :
Nous utiliserons les informations relatives à votre statut de handicap pour déterminer si nous devons mettre en place des aménagements appropriés pendant le processus de recrutement, par exemple si des ajustements sont nécessaires lors d’un test ou d’un entretien.
Nous n’utiliserons pas vos données à d’autres fins que celles liées au processus de recrutement auquel vous participez.
Finalités du traitement
Nous utiliserons les informations personnelles que nous collectons à votre sujet pour les finalités suivantes :
- Examiner votre candidature pour le poste auquel vous avez postulé
- Étudier votre candidature pour d’autres postes ou pour de futures opportunités d’emploi, lorsque vos compétences et votre expérience correspondent à des postes que nous cherchons à pourvoir
- Évaluer vos compétences, qualifications et votre adéquation par rapport à d'autres candidats
- Effectuer des vérifications de références et de parcours, lorsque cela est applicable
- Communiquer avec vous concernant le processus de recrutement
- Compléter les informations que vous nous avez fournies avec des données obtenues auprès de fournisseurs tiers de données
- Identifier les candidats appropriés pour pourvoir nos postes vacants
- Aider nos prestataires de services (comme nos sous-traitants ou fournisseurs de données) et nos Partenaires (tels que les sites d’emploi par lesquels vous avez pu postuler) à améliorer leurs services
- Conserver des dossiers relatifs à nos processus de recrutement
- Respecter les obligations légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis
Il est dans notre intérêt légitime de décider si nous allons vous nommer au poste pour lequel vous êtes considéré, car recruter une personne compétente pour ce poste serait bénéfique pour notre entreprise.
Nous devons également traiter vos informations personnelles afin de décider si nous allons conclure un contrat de travail avec vous (ou un contrat de prestation de services, le cas échéant).
Destinataires des données
Vos informations personnelles peuvent être partagées en interne au sein de Knight Frank dans le cadre du processus de recrutement. Cela inclut notamment les membres de l’équipe Ressources Humaines, les personnes chargées des entretiens ainsi que les managers de l’unité opérationnelle concernée par le poste à pourvoir.
Nous ne partagerons pas vos données avec des tiers, sauf dans le cas où votre candidature serait retenue et qu’une offre d’emploi vous serait faite. Dans ce cas, certaines informations pourront être transmises à :
- vos anciens employeurs, afin d’obtenir des références professionnelles ;
- d’autres entités du Groupe Knight Frank, à des fins de pilotage, de reporting ou de suivi de la performance de l’entreprise ;
- et, si vous postulez à un poste de direction, à nos Associate/Partner.
Enfin, vos données personnelles pourront être communiquées à des organismes de régulation ou à toute autorité compétente, lorsque la loi l’exige ou pour se conformer à une obligation légale.
Sécurité et confidentialité
Knight Frank accorde une importance primordiale à la sécurité de vos données personnelles.
Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’éviter toute perte accidentelle, utilisation, consultation, modification ou divulgation non autorisée de vos informations personnelles.
L’accès à vos données est strictement limité aux collaborateurs, prestataires, sous-traitants et tiers disposant d’un besoin professionnel légitime d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions.
Ces personnes ne traitent vos données personnelles que sur instruction de Knight Frank et sont tenues à une obligation de confidentialité.
Nous avons également mis en place des procédures internes de gestion des incidents afin de réagir rapidement en cas de violation présumée de la sécurité des données.
Le cas échéant, nous informerons les personnes concernées ainsi que l’autorité de contrôle compétente, conformément aux exigences légales en vigueur.
Durée de conservation de vos données
Si votre candidature à un poste n’est pas retenue — y compris dans le cas d’une candidature spontanée —, vos données personnelles seront conservées pendant une durée maximale de 12 mois à compter du dernier contact avec Knight Frank.
À l’issue de cette période, vos données seront supprimées ou détruites, sauf si leur conservation est nécessaire pour l’exercice ou la défense de droits en justice.
Nous pourrons conserver certaines candidatures et données personnelles au-delà de cette durée, dans le seul but de vous informer de futures opportunités d’emploi au sein de l’entreprise.
Dans ce cas, votre consentement préalable sera recueilli. Vous serez informé(e) de notre politique de conservation des données et pourrez à tout moment retirer votre consentement si vous ne souhaitez plus que vos données soient conservées.
Si votre candidature est retenue, les données personnelles collectées au cours du processus de recrutement seront transférées dans votre dossier du personnel et conservées pendant la durée de votre emploi.
Les durées de conservation applicables aux données des employés vous seront précisées dans un avis de confidentialité distinct.
Vos droits relatifs à vos informations personnelles
Dans certaines circonstances, la loi vous donne les droits suivants :
- Demander l’accès à vos informations personnelles (communément appelé « demande d’accès aux données »). Cela vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.
- Demander la correction des informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire rectifier toute information incomplète ou inexacte.
- Demander l’effacement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou retirer vos données personnelles lorsque nous n’avons plus de raison légitime de les traiter. Vous avez également le droit de demander la suppression de vos données si vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous).
- Vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (le nôtre ou celui d’un tiers) et que votre situation particulière vous pousse à vous opposer à ce traitement pour ce motif. Vous avez aussi le droit de vous opposer lorsque vos données sont traitées à des fins de marketing direct.
- Demander la limitation du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre temporairement le traitement de vos données, par exemple si vous souhaitez que nous vérifiions leur exactitude ou la raison du traitement.
- Demander la portabilité de vos données personnelles, c’est-à-dire leur transfert à un autre responsable de traitement.
Si vous souhaitez consulter, vérifier, corriger ou demander l’effacement de vos données, vous opposer à leur traitement, ou demander que nous transférions une copie de vos données personnelles à un tiers, veuillez envoyer un e-mail à : dataprotection@knightfrank.com
Droit de retrait de consentement
Lorsque vous avez postulé à un poste, vous nous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données personnelles dans le cadre du processus de recrutement. Vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.
Pour retirer votre consentement, veuillez envoyer un e-mail à : dataprotection@knightfrank.com
Dès réception de votre notification de retrait de consentement, nous cesserons de traiter votre candidature et, conformément à notre politique de conservation des données, nous supprimerons vos données personnelles de manière sécurisée.
Droit de déposer une réclamation
Nous espérons pouvoir répondre à toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir concernant l’utilisation de vos données personnelles.
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.
En France, il s’agit de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), que vous pouvez contacter via son site : www.cnil.fr ou par courrier à l’adresse suivante :
CNIL – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07.
Contact
Toutes questions, commentaires ou demandes concernant cette politique sur cette politique sur la protection des données des candidats doivent être adressés à : dataprotection@knightfrank.com
Si vous ne fournissez pas certaines données
Vous n’êtes soumis à aucune obligation légale ou contractuelle de fournir vos données à Knight Frank lors du processus de recrutement. Cependant, si vous ne fournissez pas ces informations, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de traiter votre candidature.
